Adatvédelmi és adatkezelési tájékoztató

Ez a tájékoztató az SOS Assistance Hungary Kft. által üzemeltetett, a MAPFRE biztosítással rendelkező ügyfelek részére elérhető webes chatbot szolgáltatáshoz kapcsolódó adatkezelésekről nyújt tájékoztatást.

1. Az adatkezelő adatai

• Név: SOS Assistance Hungary Kft.
• Székhely: 1039 Budapest, Szentendrei út 301.
• Cégjegyzékszám: 01-09-703420
• Adószám: 12786767-2-41
• E-mail: assistance@soshungary.hu

2. A tájékoztató célja

Jelen tájékoztató célja, hogy ismertesse:

• milyen személyes adatokat kezelünk a chatbot használata során,
• milyen célból és jogalapon történik az adatkezelés,
• meddig őrizzük meg az adatokat,
• kik férhetnek hozzá az adatokhoz,
• milyen jogok illetik meg az érintetteket.

3. Az érintettek köre

Az adatkezelés érintettjei a MAPFRE biztosítással rendelkező természetes személy ügyfelek, valamint azok a felhasználók, akik a chatbotot webes felületen használják.

4. A kezelt adatok köre

A chatbot használata során kezelt adatok különösen:

• Azonosító adatok: név, kötvényszám, ügyfél-azonosító;
• Kapcsolattartási adatok: telefonszám, e-mail-cím, ha azokat a felhasználó megadja;
• a chatbot-beszélgetés során megadott adatok;
• assistance ügyintézéshez szükséges adatok;
• Technikai adatok: IP-cím, időpont, böngésző típusa, operációs rendszer, eszközazonosítók, naplófájlok;
• a weboldal használatával kapcsolatos cookie- és hasonló technológiai adatok;
• hibakezelési, biztonsági és audit naplóadatok.

5. Az adatkezelés céljai és jogalapjai

5.1. Ügyfélazonosítás és jogosultság-ellenőrzés

Cél: annak ellenőrzése, hogy a felhasználó jogosult-e a szolgáltatás igénybevételére.
Jogalap: szerződés teljesítése, illetve az adatkezelő jogos érdeke.

5.2. Assistance szolgáltatás megszervezése és biztosítása

Cél: a biztosítási fedezethez kapcsolódó segítségnyújtás megszervezése, ügyintézés támogatása, kapcsolatfelvétel.
Jogalap: szerződés teljesítése, illetve szükség esetén jogi kötelezettség teljesítése.

5.3. Chatbot kommunikáció kezelése

Cél: a felhasználó kérdéseinek megválaszolása, az ügyintézés támogatása, a beszélgetések naplózása minőségbiztosítási és visszakereshetőségi célból.
Jogalap: szerződés teljesítése, jogos érdek.

5.4. Ügyfélszolgálati és minőségbiztosítási célok

Cél: a szolgáltatás színvonalának ellenőrzése, panaszkezelés, visszaélések megelőzése, rendszerfejlesztés.
Jogalap: jogos érdek.

5.5. Jogi igények előterjesztése és védelme

Cél: jogi igények érvényesítése, védelme, incidensek kivizsgálása.
Jogalap: jogos érdek, illetve jogi kötelezettség teljesítése.

5.6. Cookie-k és analitika

Cél: a weboldal működésének biztosítása, preferenciák megjegyzése, statisztikai elemzés, opcionálisan marketing.
Jogalap: a feltétlenül szükséges cookie-k esetén jogos érdek; minden más cookie esetén hozzájárulás.

6. Automatizált döntéshozatal és chatbot működés

A chatbot automatizált válaszokat adhat a felhasználó által megadott információk alapján. Amennyiben a chatbot válasza alapján további emberi ügyintézés szükséges, az ügy az arra jogosult munkatárshoz továbbítható.

Amennyiben a chatbot működése profilalkotással vagy jelentős joghatással járó automatizált döntéshozatalt valósít meg, arról külön, részletes tájékoztatást adunk.

7. Az adatok forrása

A személyes adatok származhatnak:

• közvetlenül az érintettől;
• a MAPFRE-től vagy más szerződéses partnertől;
• a chatbot és a webes felület használata során automatikusan keletkező technikai adatokból.

8. Adattovábbítás és címzettek

A személyes adatokhoz az adatkezelő, illetve az általa igénybe vett, feladatellátáshoz szükséges adatfeldolgozók férhetnek hozzá, különösen:

• tárhely- és rendszerüzemeltető,
• fejlesztési és IT-biztonsági szolgáltató,
• ügyfélszolgálati vagy assistance közreműködő,
• könyvelési, jogi vagy audit szolgáltató, ha ez szükséges.

Személyes adat harmadik személy részére csak jogszabály alapján, az érintett hozzájárulása alapján, vagy a szolgáltatás teljesítéséhez szükséges mértékben továbbítható. Amennyiben történik Európai Gazdasági Térségen kívüli adattovábbítás, annak jogalapját és garanciáit külön feltüntetjük.

9. Adatmegőrzési idő

Az adatmegőrzési idők adatkategóriánként:

• Chatbot-beszélgetések: 1–2 év;
• Ügyintézési naplók: 5 év;
• Számviteli bizonylatokhoz kapcsolódó adatok: a vonatkozó jogszabály szerinti idő;
• Technikai logok: 30–180 nap;
• Hozzájárulási naplók: a hozzájárulás igazolásához szükséges ideig.

10. Adatbiztonság

Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk annak érdekében, hogy a személyes adatokat védjük a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés vagy sérülés ellen. Ilyen intézkedések lehetnek különösen: hozzáférés-kezelés, naplózás, titkosított adatátvitel, biztonsági mentések, jogosultságkezelés, incidenskezelési eljárások.

11. Az érintettek jogai

Az érintettet az alkalmazandó jogszabályok szerint megilleti:

• a tájékoztatáshoz való jog;
• a hozzáféréshez való jog;
• a helyesbítéshez való jog;
• a törléshez való jog;
• az adatkezelés korlátozásához való jog;
• az adathordozhatósághoz való jog;
• a tiltakozáshoz való jog;
• hozzájárulás esetén a hozzájárulás bármikori visszavonásának joga.

Az érintett kérelmét az assistance@soshungary.hu címen nyújthatja be. A kérelmekre indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 1 hónapon belül válaszolni kell, indokolt esetben a határidő meghosszabbítható.

12. Jogorvoslat

Az érintett panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH), valamint bírósághoz is fordulhat.

• NAIH: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
• Web: www.naih.hu

13. A tájékoztató módosítása

Fenntartjuk a jogot, hogy jelen tájékoztatót egyoldalúan módosítsuk. A módosított tájékoztatót a weboldalon tesszük közzé.